В бухгалтерском учете существует несколько различных систем учета, одна из которых — мемориально-ордерная. Она возникла на рубеже 1920-30-х годов как переработанная форма новой итальянской системы бухгалтерского учета. Вскоре новая форма учета начала повсеместно внедряться, особенно во время ВОВ и послевоенный период. В то время квалифицированных специалистов не хватало, и требовалось привлечь для работы в качестве бухгалтеров множество неквалифицированных работников.
В бухгалтерском учете существует несколько различных систем учета, одна из которых — мемориально-ордерная. Она возникла на рубеже 1920-30-х годов как переработанная форма новой итальянской системы бухгалтерского учета. Вскоре новая форма учета начала повсеместно внедряться, особенно во время ВОВ и послевоенный период. В то время квалифицированных специалистов не хватало, и требовалось привлечь для работы в качестве бухгалтеров множество неквалифицированных работников.
Относительная простота построения новой системы учета в такой ситуации способствовала ее широкому распространению. Все многочисленные регистры учета были заменены одним — Главной книгой, открываемой ежемесячно. Основой мемориально-ордерной системы учета являются мемориальные ордера, или проводки, составляемые отдельно на каждую финансовую операцию.
Мемориальный ордер — это документ, содержащий бухгалтерское оформление любой хозяйственной операции с отражением суммы операции на бухгалтерских счетах. Составляются мемориальные ордера на все операции за отчетный период. Затем каждый мемориальный ордер разносится в две контрольные ведомости (дебетовую и кредитовую) по соответствующим счетам.
Пример. Организацией получены деньги в банке. На данную операцию составляется проводка (мемориальный ордер № 1). В ней полученная сумма отражается по дебету счета 50 и по кредиту счета 51.
На основании заполненных контрольных ведомостей затем составляется оборотный баланс.
В нем указывается сальдо (остаток) по каждому счету на начало отчетного периода, в него заносятся обороты по счетам за текущий отчетный период, взятые из контрольных ведомостей. Затем выводится конечное сальдо и разносится по установленной форме в бланк баланса.
Итоги оборотов синтетических счетов (по дебету и кредиту) и итоги оборотов по журналу регистрации должны совпадать. В противном случае в разноске по счетам допущены ошибки. В Главной книге сальдо не выводится, только обороты по синтетическим счетам.
Мемориальный ордер составляется на основе и с использованием первичных документов учета, которые должны к нему обязательно прилагаться. В случае большого количества однородных первичных документов они оформляются в накопительную ведомость, итоги которой служат основанием для составления соответствующей проводки.
Каждый мемориальный ордер имеет свой постоянный номер, благодаря чему каждый месяц оформляется только один ордер на каждую группу операций одного вида (например, кассовых, по заработной плате и т. д.). По отдельным операциям, не носящим системного характера, а также по сторнировочным составляются ордера, нумеруемые отдельно за каждый месяц.
Мемориальный ордер, бланк которого содержит необходимые реквизиты (номер, наименование и номера счетов плательщика и получателя, коды и местонахождение банков плательщика и получателя, назначение и сумма платежа, код и курс иностранной валюты, а также вид операции и код бюджетного платежа), подписывается главным бухгалтером или его заместителем и регистрируется в специальном журнале-регистре синтетического учета. Этот журнал позволяет вести контроль сохранности мемориальных ордеров вместе с подшитыми первичными документами и проводить сверку в конце месяца итогов журнала с итогами оборотов синтетических счетов.
Достоинствами данной (мемориально-ордерной) формы служат доступность и простота учетного процесса, его строгая последовательность, использование стандартных форм регистров, а также возможность привлечения к учету менее квалифицированных работников.
Недостатками данной формы учета служат трудоемкость и необходимость дублирования записей, разрыв между синтетическим и аналитическим учетом и ориентация на ручную форму ведения записей.