Начиная составлять баланс, необходимо проконтролировать, правильно ли произведены в отчетном периоде записи на счетах. Для этого начинают составлять оборотную ведомость, которая представляет собой таблицу (шахматку) и содержит информацию об остатках по всем счетам, задействованным на начало отчетного периода, о суммарных оборотах по месяцам и выводимых на их основании сальдо. Другими словами, оборотная ведомость является способом, позволяющим на счетах бухучета обобщить данные учетной регистрации.
Начиная составлять баланс, необходимо проконтролировать, правильно ли произведены в отчетном периоде записи на счетах. Для этого начинают составлять оборотную ведомость, которая представляет собой таблицу (шахматку) и содержит информацию об остатках по всем счетам, задействованным на начало отчетного периода, о суммарных оборотах по месяцам и выводимых на их основании сальдо. Другими словами, оборотная ведомость является способом, позволяющим на счетах бухучета обобщить данные учетной регистрации.
Составление оборотных ведомостей производят по всем счетам синтетического учета, которые используются на предприятии. Данный документ содержит три парные колонки, в которые записываются обороты и сальдо по кредиту и дебету. Итоги, показываемые в оборотке, должны иметь попарно равные значения. То есть по всем счетам дебетовый оборот соответственно должен равняться кредитовому; это же правило касается и месячных оборотов. Итоги по остаткам на начало месяца по кредиту и дебету должны быть одинаковыми, поскольку в результате использования двойной записи производится фиксирование каждой суммы дважды: по кредиту одного и по дебету другого счета. Суммы должны соответствовать и итогам журнала регистрации операций.Если же обнаружено несовпадение, то можно говорить о допущенной ошибке или пропуске операций.
При равенстве сальдо (остатков) на конец месяца до кредиту и дебету можно сделать вывод о том, что они получены на основе начальных оборотов и остатков. Данные сальдо (остатки) и используются бухгалтером для разработки нового баланса. Итак, при правильном ведении бухучета должно выполняться попарное равенство кредитовых и дебетовых начальных сальдо, оборотов по счетам и конечных сальдо.
Оборотный баланс или, по-другому, оборотная ведомость по синтетическим счетам является регистром, где в одном месте сводятся итоги сальдо и оборотов по всем синтетическим счетам. Она отражает как изменения, так и состояние источников и средств. С помощью такой ведомости производят проверку правильности ведения учетных записей, а также выполнение нового баланса.
Данный документ имеет следующую форму. Первая колонка фиксирует название счетов баланса, которые имеют остатки: пассивные и активные. Со второй по пятую колонки находят отражение соответствующие кредитовые суммы и дебетовые по каждому счету. В 6 и 7 колонке выводят итоги, которые рассчитывают на основании начальных оборотов и остатков. Дебетовые остатки активных счетов складывают с дебетовыми оборотами, вычитая кредитовые. А кредитовые остатки пассивных счетов складывают с оборотами по кредиту за вычетом дебетовых оборотов. Итог, соответственно, содержит дебетовое сальдо или кредитовое. Оборотная ведомость в аналитическом учете применяется отдельно к каждому синтетическому счету. Она представляет остатки (сальдо) и итоги оборотов аналитических счетов, которые объединены в один синтетический счет.
Такая оборотная ведомость, бланки которой содержат информацию о счетах, позволяет наблюдать за движением и состоянием отдельных счетов и образующих их источников. Кроме этого, данный документ используют при проверке, когда изучают, правильно ли произведены по соответствующим счетам учетные записи. Для ведения учета также используется оборотная ведомость счетов аналитического учета произведенных расчетов с подрядчиками и поставщиками.
Шахматная оборотная ведомость дает возможность обобщить данные на счетах по оборотам, позволяет раскрыть их содержание и проверить, правильно ли корреспондируют счета. Записи в шахматной ведомости производятся так, чтобы просматривалась корреспонденция, чтобы было видно, откуда поступили ценности и куда они направлялись. Сумма дебетовых оборотов по всем счетам должна соответствовать сумме оборотов по кредиту счетов, что исходит из принципов двойной записи.