Сегодня компьютер стал необходимой частью нашей жизни. Различные программы настолько упрощают всю работу, что обойтись без них нельзя даже неопытному начинающему пользователю. Одной из них стала программы Excel – удобная, простая и довольно эффективная. Благодаря своим многочисленным функциям, ее можно использовать как на домашнем компьютере, так и в офисной работе. Для некоторых она стала просто незаменима.
Сегодня компьютер стал необходимой частью нашей жизни. Различные программы настолько упрощают всю работу, что обойтись без них нельзя даже неопытному начинающему пользователю. Одной из них стала программы Excel – удобная, простая и довольно эффективная. Благодаря своим многочисленным функциям, ее можно использовать как на домашнем компьютере, так и в офисной работе. Для некоторых она стала просто незаменима.
Конечно, начинать работать с Excel достаточно трудно, но со временем, разобравшись в ее функциях, становится намного легче. Начинающему пользователю иногда тяжело понять все нюансы работы, поэтому в статье пойдет речь о конкретном вопросе, который интересует многих: «Как сделать выпадающий список в Excel?». Попробуем разобраться.
Прежде всего, надо понять, что такое выпадающий список в Excel. Довольно часто, работая в Excel-документе, у пользователя появляется необходимость вводить одинаковые данные в несколько ячеек. Дело это хлопотное и ненужное. Чтоб как-то упростить процесс, надо знать о такой функции приложения, как выпадающие списки. Это очень удобная вещь, и сделать такой список можно разными способами.
Итак, выпадающий список в Excel можно организовать при помощи стандартного метода и с использованием элементов управления программой. Первый случай подойдет для начинающих пользователей, так как совершаемые действия одинаковы на всех видах операционных систем. Для начала выделяем все нужные ячейки с теми данными, которые надо внести в выпадающий список. Затем осуществляется вход в меню, и последовательно выполняются следующие действия: «Вставка» – «Имя» – «Присвоить».
Вводится имя диапазона выделения (оно может быть любым, главное условие – оно не должно содержать пробелы). Действия подтверждаются нажатием на «Ок». Теперь надо отметить ячейки, в которых список будет выпадать. Можно указать сразу несколько. Снова открывается меню и выбирается команда «Данные» – «Проверка». Затем вкладка «Параметры». Из всех предложенных типов данных надо выбрать «Список». В поле «Источник» вводится знак «равно» и указанное в самом начале имя списка без пробелов. Готово. Выпадающий список Excel создан стандартным способом.
В роли источника данных может выступать динамически именованный диапазон, к примеру, любой прайс-лист. Если возникает необходимость добавления данных к основному документу, то они автоматически добавятся в выпадающий список в Excel. Существует еще и функция связанных между собой списков. Это значит, что если вносить изменения в один, то они автоматически поменяются в другом.
Второй случай создания выпадающего списка предполагает использование элементов управления. В версии Excel 2007-2010 на панели инструментов открываем вкладку «Разработчик» (если установлена более ранняя программа, то открывается вкладка «Формы»). Здесь, в перечисленных инструментах, надо найти значок выпадающего списка, выбрать его и изобразить прямоугольником. Это и будет будущий выпадающий список в Excel.
При помощи правой кнопки мыши выбираем «Формат объекта». В появившемся диалоговом окне выполняем по порядку следующие команды: «Формировать список по диапазону» (выделить те ячейки, которые должны быть в списке), «Связь с ячейкой» (указать ту ячейку, в которой будет прописан номер элемента), и последнее – «Количество строк списка» (вводится нужное количество строк будущего списка). Везде подтверждаем действия нажатием на «Ок». Выпадающий список создан, можно начинать работать.
А совсем простой способ создания выпадающих списков, который подойдет даже для тех, кто мало разбирается в компьютерах, заключается в следующем. В столбик вводится два-три значения (можно больше). На одно из них наводится курсор и нажимается сочетание клавиш клавиатуры Alt+Стрелка вниз, или же при помощи правой кнопки мыши выбирается пункт «Выбрать из раскрывающегося списка».